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Access/データベース/リレーショナルデータベースとは

Accessの使い方
Access
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Accessとは

リリ
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Accessって何のこと?

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Accessは、Microsoft社が発売しているリレーショナル・データベース・マネージメントシステム(RDBMS)のことだよ。Officeソフトの一員で、ExcelやWordとも操作性が似ているから、使いやすい。それに、本格的なSQL Serverのデータベースに接続して操作もできるので、拡張性も高いんだ。

Windws上で簡単にデータベースを作成したいなら、一番お勧めのソフトだよ。

Access データベース
Access
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私は、Accessを昔から愛用していてAccess2.0の時代から使っているよ(動作OSはWindows3.1)。昔は、AccessやAccessが入っているOfficeを購入するとフロッピーディスクが何十枚も入っていて、ガチャコン、ガチャコンとかいいなら何回もフロッピーディスクを入れ替えてインストールしていたのが懐かしい。

それが、CDやDVDになり、今ではインターネットからダウンロードでインストールできてしまうようになったから、便利になったよね。

リリ
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そうなんだ。歴史があるソフトなんだね。ところで、データベースって何?

データベースとは

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データベースとは、簡単にいうと目的をもって作られたデータの集合体のことだよ。検索したり、条件に合うデータだけをまとめて抽出したり、必要な項目(列)だけを取り出したり(射影)、さらには、集計・加工するために集められたデータの集合体といえる。そのために、整合性をもってデータを保存することが大切だね。

身近なところでは、辞書や住所禄、社員名簿、売上台帳や仕入台帳なんかもデータベースといえるね。

データベース
データベース
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そして、これらデータベースを、PC上で管理できるようにしたソフトが、データベース・マネージメントシステム(ソフト)だよ。データベースが「倉庫」とすると、データは商品で、データベースマネージメントシステムは、倉庫で働く「優秀な従業員」というイメージかな。

ユーザの命令で、データを保存したり、抽出してとってきてくれたり、あるいは集計してくれたりするんだ。そのために、AccessやSQL Serverでは、SQLという言語を利用するんだ。大切な言語だからこのブログの中で少しづつ紹介していくね。

データベース・マネージメントシステムの役割
SE
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もう少し情報を追加すると、データベースマネージメントシステムは、データベースの管理や同時実行制御、障害からの回復機能やセキュリティ機能を持ったソフトウェアになるよ。

他のアプリケーションは、そうした機能をデータベースマネージメントシステムに任せて、他の処理の開発に特化できるんだ。Accessには、アプリケーションを構築するツール(オブジェクト)まで実装されているので、とても便利なんだ。

注意点

Accessは複数台で同時に同じデータファイルをアクセスするのは、速度面またファイルの安全性という面であまり得意ではありません。複数台で利用したい場合は、データベースマネージメントシステムはSQL Serverを利用して、アプリケーション部分だけAccessの機能を利用するのがお勧めです。詳細はこちらをご覧ください。

リリ
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なるほど~。データベース・マネージメントシステムは、大切なデータを効率的に整合性をとって保存したり、抽出して提出してくれるんだね。でも、一番最初に、リレーショナル・データベース・マネージメントシステムと言っていたよね。「リレーショナル」っていうのはどういうこと?

リレーショナルデータベースとは

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リレーショナルとは、「関連づけられた」といった意味合いだよね。つまり、リレーショナルデータベースは、データを関連付けて管理できるんだ。どういうことかというと、リレーショナルデータベースの場合、表形式(テーブル)でデータを保存していくんだけれど、この表と表に、共通する項目を用意しておいて、二つの表を関連付けて管理するということだよ。

もちろん一つの表だけでデータを管理しようと思えばできなくもない。でも、実際には関連する項目だけを、一つの表にして、他の表と関連付けて管理した方が、効率がいいんだ。

例えば、下記のような表があったとする。もし「佐藤 次郎」さんの住所が間違っていたり、変更になったりしたら、どうする?

売上表(正規化前)
売上表(正規化前)
リリ
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「佐藤 次郎」さんのレコードは、3件あるから全部修正しないといけないと思うよ。

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そのとおりだね。数件なら手入力で修正できるけど、何千件も何万件もあったりしたら大変だよね。しかも、修正間違いもあるかもしれない。では、下記のようにテーブルを分割して管理したらどうかな?

売上テーブルと顧客テーブルをリレーション
売上テーブルと顧客テーブルをリレーション
リリ
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「T_顧客マスタ」テーブルの「佐藤 次郎」さんの1件のレコードだけ直せば、全部一気になおってしまうということ?

SE
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そのとおりだよ。手間も減るし、ミスも減るよね。このように表(テーブル)を最小単位に分割してリレーションして管理することには、多くの利点があるんだ。

リリ
リリ

なるほど。

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加えて、Accessの中には、データベースを便利に利用するためのアプリケーション開発ツール(オブジェクト)も沢山用意されているよ。

オブジェクト名概要
テーブルデータを保存するオブジェクトです。日付や数値、テキストなど、保存する内容に応じて、項目名やデータ型を指定することにより、整合性をもってデータを保存できます。
クエリーテーブルから必要なデータを抽出したり、テーブルを結合して表示したりできます。
必要なデータだけを他のテーブルに追加したり、新たなテーブルを作成できます。
フォームテーブルにデータを入力する入力画面や、処理メニューを表示するための画面を作成できます。コントロールという様々な機能を持つオブジェクトを貼り付けて作成していきます。
レポートテーブルのデータを印刷するためのオブジェクトです。様々なレイアウトを任意に指定できます。
マクロフォームやレポートを連動させたり、データを出力するための機能です。頻繁に利用する処理が用意されています。
モジュールVBAを利用して、マクロより一層細かな処理を指定できます。モジュールからマクロを実行することも可能です。
オブジェクト
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これらのオブジェクトを調和よく組み合わせて、最適なデータベース・アプリケーションを作成していこうね!!

リリ
リリ

頑張るワン!!

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