Accessの販売管理システム － 自社設定の便利な使い方

販売管理ソフトを利用する場合には、全体にかかわる設定がまず必要になる。例えば、

　①自社の名前や住所

　②自社への振込先の口座

　③端数処理（小数点以下の金額が出た場合、四捨五入／切り捨て／切り上げる）の方法など

　④各伝票の伝票コードの連番設定（先頭文字を付加するか、数字部分は何桁にするかなど）

まだまだあげればたくさんあるけど、こうした、ソフト全体に影響を与える設定を行う画面が自社設定画面だよ。（メインメニューの[設定]タブにある[自社設定]ボタンから開けます。）

[基礎]タブには、自社の情報を登録しておくんだ。この情報は様々な帳票の自社情報として印字されるよ。また、「適格請求書発行事業者登録番号」欄に、税務署に発行してもらった番号を入力しておけば、請求書にしっかり印字されるんだ。

さらには、売上一覧や受注一覧画面から、B2やe飛伝形式でCSV出力ができるんだけど、その時の関連情報も設定できるよ。

自動で降られる伝票コードなどの頭文字と連番桁数を指定できるよ。

H　＋　連番5桁　→　H00001

[顧客]タブでは、新たな顧客登録を行った時のデフォルト値を指定できるよ。既定の締日などをあらかじめ設定しておくと、同じことを何度も入力しなくて済むから、しっかり設定しておいてね。

伝票の既定値や帳票の設定などを行う画面だよ。

扱う商品の数量に小数点（1.5個等）がある場合は、ここで小数点以下桁数を指定できるんだ。

さらには、帳票に印字する印鑑ファイルも指定できるよ。

請求書に印字させる自社の振込先口座を入力できるよ

自社の倉庫を登録できるよ。在庫集計表では、倉庫毎に在庫を表示できるんだ。

メールを送信する時に使用するsmtpサーバなどの情報を登録しておいね。

その他にも、データ管理も自社設定画面で行うよ。[データ設定]タブの中にあるけど、新規にデータファイルを作成したり、バックアップをとったりもできるんだ。複数のデータファイルを切り替えて利用もできるようになっているんだ。

現在のソフトが、どのバージョンのAccessで動作しているかが分かるよ。

まずは、自社情報を登録するテーブルという保存場所を作成するんだ。Excelの表をイメージすると、分かりやすいかもしれないね。縦の列をフィールド、横の列をレコードと呼ぶよ。

次に、入力画面をつくるためにフォームという機能を利用して、フォームを作成するよ。このテーブルとフォームを連結させて、自社登録画面を作成しているんだ。

フォームとテーブルを連結するのは、フォームの「レコードソース」プロパティで行うよ。

さらに、テキストボックスなどの各入力欄と、フィールド（項目）を連結させるんだ。「コントロールソース」プロパティを利用します。