スポンサーリンク

Accessの販売管理システム - 見積登録の便利な使い方 見積書の印刷

販売管理システム(売上仕入在庫管理ソフト)の使い方
見積登録について
スポンサーリンク

Accessの販売管理システム - 見積登録とは

リリ
リリ

Accessで作成された販売管理システム(全体仕様)から発行できる見積書って何?見積書ってスーパーでドッグフードを買うときにはもらわないな~

SE
SE

確かにそうだよね。見積書は顧客が商品の値段や納期を知りたいとか、購入前に明確にしておきたい場合に、売主に発行してもらう書類なんだ。(売り主からすると、お客様にどんな条件でいくらなら販売するかを明確に伝えるものだよ)

スーパーで買うドックフードは、すでに売り場に値段が書かれているし、お金を払えばその場で引き渡してもらえるから、あえてお客様は見積書をもらう必要はないよね。

見積書が不要な例
SE
SE

でも、定価しか書かれていない商品や値段が決まっていない商品、また、高額な商品や、いろいろなオプションをつけたりする場合には、価格や納期を明確にするために見積書が必要だよね。

見積書が必要な例
SE
SE

購入側からしても売主からしても、見積書の金額や条件で取引できる根拠になる重要な書類なんだ。見積書には、商品の価格情報に加えて下記のような内容も記載するのが一般的だよ。

  ①納期    商品を納める期限

  ②受渡地   商品を納品する場所

  ③有効期限  見積書自体の有効期限(発行後1カ月等)

  ④支払条件  相手先の支払方法など(現金/銀行振込/クレジットカード等)

見積登録画面は下記のような画面だよ。(メインメニューの[売上]タブにある[見積登録]ボタンから開けるよ)

見積登録画面
SE
SE

伝票の登録方法は共通しているので、下記の売上登録のブログを参照してね。

Accessの販売管理システム - 売上登録の便利な使い方 納品書と請求書の印刷
売上登録画面から、納品書や請求書を発行する方法を簡単にご説明します。(Accessの便利な使い方:主キーと外部キー/メインフォームとサブフォーム)売上登録画面の便利な使い方です。
SE
SE

伝票登録が終わったら、画面下部にある[印刷]ボタンから見積書を印刷できるよ(見積書の印刷サンプルはこちらをご覧ください。)。さらに、[伝票メール]ボタンをクリックすると、指定した帳票をPDF出力して、そのままメール形式で送付できるんだ。

メール送信のための帳票選択
メール送信のための帳票選択
リリ
リリ

いろんな帳票を選択できるんだね。

SE
SE

そうだね。PDFの出力が終わると、送信画面が表示されるよ。

(「自社設定」画面の[メール]タブで、あらかじめsmtpサーバなど必要な設定を行っておく必要があるよ。64bit版のAccessで動作させている場合は、Outlookも必要だから準備してね)

伝票メール送信画面
メール送信画面
リリ
リリ

見積書を印刷せずに直接メール送信できるのは便利だね。

SE
SE

「BCC」欄に自分のメールアドレスを入れておけば、同じメールが自分にも送られてくるから確認にもなるので試してみてね。

Accessの便利な使い方

リリ
リリ

AccessからOutlookを経由してメールを送信するには、どうしたらいいの?

SE
SE

Outlookをオブジェクト変数に代入して処理を行うんだ。

下記のようなプログラムになるよ。(簡略バージョン)

    Dim objOutLook As Object
    Dim objns As Object
    Dim objmf As Object
    Dim objMail As Object
        
    Set objOutLook = CreateObject("Outlook.Application")    'Outlookアプリケーションを変数に代入
    Set objns = objOutLook.GetNamespace("MAPI")             'OutlookのMAPI空間を変数に代入
    Set objmf = objns.folders("Outlookのアカウント:メールアドレス等").folders("フォルダ:送信トレイ等")   'アカウントとフォルダの指定
    Set objMail = objOutLook.Createitem(0)                  'メール操作のためのオブジェクト作成
    
    objMail.To = "hoge@example.com"     '送信先メールアドレス
    objMail.BodyFormat = 1              '形式 1:テキスト形式 2:HTML形式
    objMail.Subject = "こんにちは"      '件名
    objMail.body = "テストメールです。" '内容
    
    objMail.send                        '送信の実行
            
    objOutLook.Quit                     'Outlookの終了
    objOutLook.Close: Set objOutLook = Nothing      'オブジェクト変数のクリア
    objns.Close: Set objns = Nothing                'オブジェクト変数のクリア
    objmf.Close: Set objmf = Nothing                'オブジェクト変数のクリア
SE
SE

上記のプログラムで送信したメールは、指定したアカウントのフォルダの中に作成されて、Outlook経由で指定したアドレスに送信されるよ。

リリ
リリ

AccessからOutlookも操作できるなんて便利だね~。

Accessで作成された無料でも利用できる便利な売上仕入在庫管理ソフトは下記から取得できます。

無料 売上管理 フリーソフト カスタマイズ対応型 販売管理
標準利用無料で、納品書や請求書を簡単に作成できる売上管理ソフト(カスタマイズ対応型 販売管理ソフト)を開発し提供しています。一括メール送信機能やRFM分析機能など、便利な機能もたくさんついています。カスタマイズ対応型 販売管理ソフトなので、ソース公開版もあります。

コメント

タイトルとURLをコピーしました